問合せ返信用の英文テンプレート集

さまざまな商談シーンでよく使われる返信内容を、サンプルメール形式でご紹介します。
これらのメール表現をご自由にカスタマイズして、ご活用ください。

お知らせ
海外バイヤーとのお取引に不安がある方に、成功・失敗例を交えた商談ノウハウセミナーをご用意しております。
ぜひご参加いただき、今後の商談にご活用いただければと思います。セミナー詳細・申込みはこちら

問合せ(FB)への回答

始めの文章
日本語 英訳例
お問合せありがとうございます。 Thank you for your inquiry.
弊社の商品に興味を持っていてだきありがとうございます。 Thank you for your interests in our products.
アリババ経由のお問合せありがとうございます。 Thank you for your inquiry through Alibaba.com.
10月10日のメールによるお問合せありがとうございます。 Thank you for your e-mail on October 10 inquiring our products.
すぐに返事ができない場合
日本語 英訳例
数日中には返事をいたします。少々お待ちください。 We will reply to you within a few days.  Please kindly wait for a moment.
現在出張中につき、会社に戻り次第来週月曜日に回答します。 I'm on a business trip now.  So I'll reply to you once I'm back in office next Monday.
カタログ、価格表の送付
日本語 英訳例
ご要望通り、添付にてカタログと価格表を送付いたします。 As requested, we are pleased to send our catalog and price list as per attached.
添付のカタログをご参照ください。それぞれの写真と価格が見ることができます。 Please kindly find out the catalog as per attached.  You can see the pictures of each item and get details with price.
更に詳細の情報に関しては、以下の弊社ウェブサイトをご参照ください。 For more detailed information, please kindly visit  our website  mentioned below.
興味ある製品を教えてください。製品の詳細情報を連絡します。 Please inform us of the products you have an interest in.  We will give you more details of the products.
お勧め製品の紹介
日本語 英訳例
xxxページの商品ナンバーA100をお勧めいたします。 We will recommend model number A100 on page xxx to you.
この商品は高品質、低価格で日本のみならず欧州、アメリカからもたくさんのお問合せをいただいています。 This item, with high quality and reasonable price, receives a lot of inquiries from Europe, USA and Japan as well.
サンプルの送付可能
日本語 英訳例
貴社のご関心がありそうな弊社製品のいくつかのサンプルを送ることができます。 We can send some samples of our products that may be of  interest to you.
サンプルが必要な場合はお知らせください。 Please let us know if you need any samples.
在庫がない場合の回答
日本語 英訳例
お問合せの製品は現在在庫がありませんが、約2週間くらいで在庫ができます。 The items you inquired are currently out of stock, but they will be back in stock in about two weeks.
この商品は来月の初めまでには入手できます。 The goods will be available at the beginning of next month.
代替え製品の提案
日本語 英訳例
送っていただいた仕様から判断して、Product-Aをお勧めいたします。 We will recommend you Product-A judging from the specification you sent us.
残念ながらProduct-Aの在庫がなく、サイズ違いのProduct-Bの在庫はあります。 We regret to inform you that there is no stock of Product-A now, but we have Product-B of different size in stock.
結びの文章
日本語 英訳例
ご連絡をお待ちしています。 Looking forward to hearing from you.
何か質問があれば、お気軽にお問合せください。 If you have any questions, please feel free to contact us.
ご回答をよろしくお願いいたします。 Your reply would be highly appreciated.

取引条件の提示と交渉

見積書のパターン
日本語 英訳例
弊社の製品に関心を持っていただき、ありがとうございます。

以下に見積りさせていただきます。
製品名: 木製ダイニングテーブル
数量: 50セット
単価: 700ドル
合計: 35,000ドル
貿易条件: FOB Yokohama
決済方法: T/T 100%前払い
梱包: 標準輸出梱包

この見積りは、発効日より30日間有効です。
何か質問があれば、お気軽にお問合せください。
Thank you for your interest in our product.

We are pleased to inform you of the following quotation.
Product name: Wooden Table for Dining Room
Quantity: 50sets
Unit Price: USD700
Total Amount: USD35,000
Trade Terms:  FOB Yokohama
Payment Terms: T/T 100% in advance
Packing: Standard Packing for Export

Validity of quotation shall be 30days from the date of issue.
If you have any questions, please feel free to contact us.
貿易条件の提示
日本語 英訳例
すべての見積り価格はFOB東京条件でUSドル建てです。 All the prices quoted in US dollars on FOB Tokyo basis.
取引条件は船積ベースでのCIFシンガポールです。 Trade terms is on CIF Singapore by sea basis.
ご注文が100台あるいはそれ以上であれば、より良い条件となります。 We will be glad to give you better terms if your order is 100units or more.
支払条件の提示
日本語 英訳例
弊社の支払条件は、T/TまたはPayPalによる100%前払いです。 Our payment term is 100% advanced payment by T/T or PayPal.
貴社の初回注文ですから、T/T100%前払い条件でお願いします。 Since this is your initial order, we would like to do business with you by T/T 100% in advance.
数量と仕向地の確認
日本語 英訳例
輸送費を算出するため、オーダー数量と仕向地を教えていただけますか。 Could you inform us of your order quantity and destination port in order to estimate freight charge?
送付方法の提示
日本語 英訳例
弊社は注文品を船便、航空便または国際宅配便、たとえばDHL、Fedex、EMSなどでも出荷可能です。 We can send the order to you by sea, air or the courier, such as DHL, FedEx, EMS and so on.
輸送方法に関するご意向をお知らせください。 Please inform us of your preference for shipping method.
受注ロットの提示
日本語 英訳例
最少発注量は100パックです。 The minimum order quantity is 100packs.
最少発注ロットはそれぞれ300個です。 Minimum order lot is 300pcs by each.
弊社は輸出用限定の最少受注数を提案できます。 We can propose the special MOQ for export purpose only.
見積り価格提示の表現
日本語 英訳例
この価格は、交渉可能です。 The price is negotiable.
弊社が提示できる最良の価格です。 This is the best price we can offer you.
これは貴社向けの特別販促価格です。 This is the special promotion price for you.
見積り価格に関して。1週間以内に貴社へ連絡します。 Regarding the quotation price, we will inform you within one week.
この価格は今年の年末まで有効です。 These prices are effective until the end of this year.
値引きの承諾
日本語 英訳例
弊社は貴社要望の価格に合意いたします。 We are pleased to inform that we have agreed the price you requested.
弊社カタログ掲載の製品に対して10%の値引きをお受けします。 We can accept 10% discount for the items in our catalog.
貴社に限り、特別の30%の値引きを提示します。 We offer a special 30% discount to your company only.
ご注文が100個またはそれ以上の場合20%の値引きをいたします。 We can allow you at 20% discount off the list prices if your order is 100units or more.
貴社が弊社の提示(オファー)を了解されることを希望します。 We hope you can accept our offer.
貴社がなるべく早くご注文されることをお勧めします。 It would be advisable for you to send us your order as soon as possible.
値引きのお断りと提案
日本語 英訳例
申し訳ありませんが、これ以上価格を下げることはできません。 I'm sorry, but we cannot provide any more discount.
これが弊社の最低価格ですから、更に下げることはできません。 Since this is our best price, we are unable to discount it further.
残念ながら50%の値引きはできません。しかし、貴社が200個以上のオーダーをされる場合は30%の値引きを提案します。 Unfortunately, we cannot accept 50% discount, but we can offer 30% discount, if you order 200pcs or more.
この商品に対しては貴社の価格要望は受けることができません。しかし、もし使用目的を教えていただければ、他の商品を提案できるかもしれません。 We cannot accept your price request for this items, but if you inform us of the product usage we may be able to suggest other items.
サンプルオーダーへの条件提示
日本語 英訳例
最大10個までのサンプルを送料を含め無料といたします。 We will accept maximum 10pcs of sample order with Free of Charge including shipping cost.
サンプルのご注文に関して、製品5個まで無料としますが、輸送費は貴社負担となります。 Regarding the sample order, we accept Free of Charge up to 5pcs, but the shipping charge will be born by you.
サンプルのご注文に関して総額65ドル請求いたします。内訳は製品代50ドルとDHLによる送料15ドルです。 Regarding sample order, we will charge total US$65 consisting of the product price US$50 and the freight cost US$15 by DHL.
注文のお断り
日本語 英訳例
貴社ご注文の製品は生産中止となり、ご注文をお受けできません。しかし、新製品XXXは貴社ご注文製品の代替として使用できます。 We cannot fill your order, because the production of the items you ordered has been discontinued.  But the new model XXX can be used as a substitute for the item you requested.
残念ながら、弊社生産能力により本年末まで新規のご注文を受けることができません。 Unfortunately we cannot accept any new orders due to our production capacity until the end of this year.
在庫不足によりご注文を受けることができません。 We cannot accept your orders due to shortage of stock.
残念ながら、弊社はOEM専門の会社であり、お問合せへの見積りを出すことができません。 Unfortunately we cannot send the quotation for your inquiry, because our company offers OEM only.
返事、支払いの催促
日本語 英訳例
先週の2通のメールメッセージをご覧になっていないのではと心配しています。 I am worried that you may not read the two mails I sent last week.
先週メールを送りましたが、受領されたか確認願います。 I sent e-mail to you last week. Could you please confirm that you received it?
いつ返事をいただけるか連絡お願いします。 Could you inform us when we can receive your answer? 
いつオーダーNO.XXXの支払いをされるか連絡をお願いします。 Would you please  inform us when you will arrange payment for the order No.XXX?
価格変更の連絡
日本語 英訳例
20XX年8月1日より、ABC555の価格を以下の通り値上げすることをお知らせします。 This is to notify you that effective from August 1.20**, we will increase the price of the ABC555 model as shown below.
弊社、急激な円の高騰により製品の価格を上げざるをえません。 We have to raise the price of our products, because Japanese yen became stronger drastically.
ご理解いただければ幸いです。 Thank you for your kind understanding.
見積り回答に時間がかかる場合
日本語 英訳例
お問合せありがとうございました。 Thank you for your inquiry.
弊社内部で打ち合せた後、遅くとも1週間以内には見積書をお送りします。 We would like to send the quotation within one week at the  latest after our internal meeting.
お待ちいただきますと幸いです。 Please kindly wait for a while. Thank you for your patience.
取引成立の御礼
日本語 英訳例
ご注文ありがとうございます。弊社は以下の条件で受諾します。 Thank you for your order. We accept it by the following conditions.
貴社とのお取引の機会をいただきありがとうございます。 Thank you very much for extending the opportunity for us to do business with you.
発注書を受領しました。貴社のお支払いを確認後送付いたします。 Thank you for your Purchase Order. Once we receive your payment, we will arrange shipment.
相手の会社情報確認する場合
日本語 英訳例
以下の貴社情報を教えてください。                    
                    
社名・住所                    
業種                    
担当者名                    
直通電話番号                    
ウェブサイト(もしあれば)
Would you give us some information about your company mentioned below?                    
                    
*Company Name & Address                    
*Business Type                    
*Person in charge                    
*Direct Phone Number                    
*Company Website(if any)

決済

支払依頼の連絡

日本語 英訳例
貴社の送金を受け取り次第、ご注文品を送ります。 We will send your order upon receipt of your remittance.
貴社の送金受領後、すぐにご注文品を送ります。 We will send your order as soon as we receive your payment.
T/T送金の場合
以下の銀行口座への送金をお願いします。
    
1. 口座座名義人(輸出者): アリババ株式会社
2. 振込先の銀行名: アリ信用金庫    
3. 支店名:人形町支店
4. 銀行の住所: 東京都中央区浜町2-12-4    
5. スイフトコード: ALIJPJPJT
6. 口座番号: 123456
Please make remittance to our bank account mentioned below.

1.Name of Account holder/Beneficiary name:  Alibaba CO.,LTD
2.Beneficiary Bank: The Ali Shinkin Bank
3.Branch: Ningyoucho Branch
4.Bank address: 2-12-4 Nihonbashi-Hamacho,   Chuo-ku, Tokyo, Japan
5.SWIFT code: ALIJPJPJT
6.Account number: 123456
 
PayPalの場合
弊社のPayPal IDを以下に連絡いたします。

PayPal ID:(通常メールアドレス)
送金総額: USDXXXX
貴社の早急な対応よろしくお願いします。    
We would like to inform you of our PayPal ID mentioned below.    

PayPal ID:XXX@YYYZZ.jp
Total Amount:USDXXX
Your prompt arrangement will be highly appreciated.

入金確認後の連絡

日本語 英訳例
貴社の決済のための5,000ドルを受け取りました。 We have received your payment of US$5,000 to settle your account.
本日、インボイスALB777の百万円の貴社送金を受領したことをお知らせします。 This is to confirm that we received your remittance of 1,000,000JPY today covering our invoice ALB777.

出荷連絡とフォロー

納期連絡
日本語 英訳例
貴社のお支払いを確認後、一週間以内に出荷いたします。 We will ship your order within one week after we confirm your payment.
出荷日は在庫状況によって変動しますのでご留意願います。 Please note that the date of delivery is subject to change depending on stock position.
大量のご注文をいただき、製品の発送が遅れる可能性があります。その場合は、新しい出荷日を早急に連絡いたします。 Due to high volume of orders, there may be delays in shipping the products you ordered.  In this case we will inform you of the revised shipment date shortly.
出荷連絡
日本語 英訳例
本日、DHLにて以下のサンプルを出荷したことを連絡します。添付書類(インボイス、出荷状控えのコピー)をご参照ください。

インボイス番号:2013-0506
製品名:A製品
数量:2箱
送付方法:DHL
到着予定日:5月28日(上海)    
追跡番号:xxxxxxxxxxxx    
Please be informed that we dispatched the following sample today by DHL.  Kindly refer to attached documents for your information.
            
Inv.NO.: 2013-0506
Product: A Goods
Quantity: 2 cartons
Shipment by: DHL
ETA 28th May. [ Shanghai, China ]
Tracking#: XXXXXXXXXX
日本語 英訳例
製品が良い状態で貴社に到着すると存じます。 We trust that the goods will reach you in good condition.
貴社ご注文のNo.1234567は9月30日にDHLにて送付予定です。 Your order No.1234567 will be dispatched by DHL on September 30.
貴社ご注文のNo.ALB777は本日FedExにて出荷されました。 Your purchase Order No ALB777 was shipped by FedEx today.
次のご注文をお待ちしております。 We look forward to receiving your next order.
出荷後に先方の意見、市場の反応を聞きたい場合
日本語 英訳例
貴社オーダーNo.0123を問題もなく受け取られたこと思います。 We hope you have already received your order No.0123 safely.
差支えなければ、この商品に対する貴社のコメントや貴市場での反応を教えていただければと思います。 If you don't mind, please let me know your comments for the products and the feedback in your market.
初受注から時間が経過, 次のオーダーを依頼
日本語 英訳例
最初の貴社オーダーから約1か月が過ぎました。弊社商品に対する貴市場での反応を教えてください。また、相互のビジネス拡大のため次のオーダーをいただければ幸いです。 After your first order, approximately one month has passed.  Could you please send us some feedback for our product in your market?  Also, it would be greatly appreciated if you place the next order to grow our mutual business.
見成約となった理由を先方に聞く場合
日本語 英訳例
弊社商品にもう興味がないとすれば、その理由は価格、ロット、出荷時期 または他の何が合意できない点であったか教えてください。 In case that you are not interested in our product, please inform us what was unacceptable points such as, Price, MOQ, Delivery time or other factors.

苦情、クレーム

苦情に対する謝罪
日本語 英訳例
この遅延が貴社にご不便をかけたことをお詫び申し上げます。 We are sorry for the inconvenience this delay has caused you.
このような間違いを繰り返さないよう細心の注意を払います。 We will be most careful not to repeat such an error.
弊社のサービスに率直なご意見ありがようございます。 Thank you for your honest feedback about our service.
本件によりご不便をかけたこ事に対し心よりお詫び申し上げます。 We sincerely apologize for your inconvenience caused in this matter.
ご意見ありがとうございます。 Thank you for your feedback.
弊社のサービスを向上させるため非常に有益なご意見です。 It is very helpful to improve our service. 

その他

苦情に対する謝罪
日本語 英訳例
ABC社の福田直樹と申します。弊社で海外営業を担当しています。 My name is Naoki Fukuda of ABC corporation.  I am in charge of the overseas sales in our company.
XYZ社の高橋様よりご紹介をいただき貴社にメールを書いております。 I am writing this e-mail to you because I was referred to you by Mr. Takahashi of XYZ corporation.
輸入規制の確認依頼
日本語 英訳例
この製品に対して輸入の規制があるかどうか確認し、ご連絡をお願いします。 Could you please check just in case whether there is any import restriction for this product and let us know?
新製品の連絡
日本語 英訳例
今回、弊社の新商品XYZ555をご紹介したいと思います。 Today, we are delighted to introduce a new product XYZ555.
この画期的な商品の詳細については弊社ウェブサイトご覧ください。 Would you please visit our website to learn more about this exciting new product?
弊社商品は以下の点で市場にある他社競合商品とは異なります。 Our product is different from other products in the market as to the following points;
販促活動の連絡
日本語 英訳例
弊社は2014年10月XX日より2014年11月XX日まで年末販促活動を行います。詳細につきましては、添付をご参照ください。 We're pleased inform you that we'll have year-end promotion from Oct.XX, 2014 to Nov.XX, 2014.  Please check the attachment for details.
商談で使える表現
日本語 英訳例
弊社は製品を貴国へ輸出することに興味があります。 We are interested in exporting the product to your country.
弊社はあらゆる種類の工場用工具を扱っております。 Our company deals in all kinds of tools for the factory.
弊社の製品は貴市場で良く売れると思います。 We believe our products will be sold well in your market.
弊社の最新カタログを3部同封します。(郵送の場合) We enclose three copies of our latest catalog.
この製品は日本のお客様に人気があります。 The product is quite popular among customers in Japan.
貴社発注のすべての製品は梱包前に注意深く検査しました。 We inspected carefully all products you ordered before packing.
このオファーは弊社の最終確認を条件とします。 This offer is subject to our final confirmation.

サンプル

Sample1: 問合せメールが届いたが、直ぐに見積書が出せない場合
Dear Mr. John Watson,

Thank you for your e-mail on October 10 inquiring our products.
We will reply to you within a few days. Please kindly wait for a moment.

Best Regards,

Taro Fukuda
Deputy Manager, Export operations
Alibaba Shokai Co., Ltd.
【相手の名前】

【始めの文章】
【すぐに返事ができない場合】



【ご自分のお名前】
【役職/部署】
【社名】
Sample2: 問合せメールが届き、見積を送る
Dear Mr. John Watson,

Thank you for your interest in our product.

We are pleased to inform you of the following quotation.
Product name: Wooden Table for Dining Room
Quantity: 50sets
Unit Price: USD700
Total Amount: USD35,000
Trade Terms: FOB Yokohama
Payment Terms: T/T 100% in advance
Packing:  Standard Packing for Export

Validity of quotation shall be 30days from the date of issue.
If you have any questions, please feel free to contact us.

Best Regards,

Taro Fukuda
Deputy Manager, Export operations
Alibaba Shokai Co., Ltd.
【相手の名前】

【始めの文章】

【見積書のパターン】








【結びの文章】




【ご自分のお名前】
【役職/部署】
【社名】