採用までのフロー

人材を採用するには、求める人材像の設定、募集、面接、選定、内定、入社後の研修など、採用計画を事前に立てておくことが必要です。外国人留学生を採用する場合に気を付けるべきポイントを含め、採用までのフローをまとめましたので参考にしてください。

採用計画を立てる

採用に関しては業務にかかる時間を考慮し、計画を立てていることと思います。留学生にAlibaba.comの業務を携わってもらうことを想定した作業時間を以下の表にまとめましたので、採用人数や出勤頻度の参考にしてください。
留学生の語学力を必要とする業務は大きく分けて2つあります。一つは、バイヤーからの問い合わせに返信し、商談をすすめていく業務。もう一つは、Alibaba.comサイトに掲載するための英語製品ページを作成する業務です。

商談

業務内容 業務単位 作業時間(分)
Messages/メール
バイヤーからの問い合わせに返信する業務
1返信 50
Trademanager
バイヤーによるチャットに返信する業務
1返信 30
RFQ
バイヤーが掲載している見積もり依頼の中で自社とマッチするものを検索し、見積もりを送信する業務
1送信 120

例)
1日にMessage5通、Trade manager3通の問い合わせがある場合
50分×5通=250分
30分×3通=90分
合計=340分(5時間40分)

掲載

業務内容 業務単位 作業時間(分)
製品情報翻訳
(掲載したい製品の情報を翻訳する業務です)
1ページ 60
製品ページ掲載
(Alibaba.comに実際に製品情報を登録する業務で、複製時の元となるページです)
1ページ 80
キーワード選定、製品名作成
(製品にふさわしいキーワードを選定し、選んだキーワードを含む製品名を作成する業務です)
50ページ 240
製品ページ複製
(既に作成した製品ページをキーワードと製品名のみ変更し、ページを複製する業務です)
50ページ 120

例)
新しい製品ページを作成し、キーワードを変えて100ページ複製する場合
(製品情報翻訳)60分×1=60分
(製品ページ掲載)80分×1=80分
(キーワード選定)240分×2=480分
(製品ページ複製)120分×2=240分
合計 840分(14時間20分)

上記の表は社員の確認時間も含めた目安です。商談業務も製品ページ作成業務も自社の商品知識を覚えたり、Alibaba.com操作の方法、製品ページ作成のポイントなどがわかってくれば、作業時間は短縮されます。

求める人材像の設定~日本語力と語学力~

Alibaba.com業務を外国人留学生に担当してもらう場合、彼らのスキルとして最も期待することの一つに語学力があると思います。語学力を判断する指標としてそれぞれ以下のようなものがあります。保有している資格だけで判断するのではなく、面接の中で実力を確認できることが望ましいです。

日本語力

日本企業で働く場合、社内でのコミュニケーションがきちんととれるだけの日本語力があるかどうか、というポイントは必ず確認しなければなりません。そのため、日本語力を見極めるための指標として、日本語の能力を測定するための下記のような検定試験を採用している企業もいます。

日本語能力検定(JLPT)

日本語能力検定(通称:JLPT)は、日本語能力試験は、日本語を母国語としない人の日本語能力を測定し、認定する試験として、国際交流基金と日本国際教育協会(現日本国際教育支援協会)が1984年に開始し、2011年時点での受験者数が全世界で約61万人にのぼる、世界最大規模の日本語の試験です。主に、日常会話や日本語コミュニケーション能力を測る目的で採用されています。

N1~N5の5段階で評価され、「読む」と「聞く」言語行動で表します。N5が一番優しく、N1が一番難しいレベルとなっています。N1レベルであれば、読む、聞くの日常会話が問題なくこなせるとされていますが、現在かなり多くの留学生がN1を取得しており、ビジネスで通用する日本語を身につけているかどうか見極めるには難しい指標となっています。

ビジネス日本語能力テスト(BJT)

BJTビジネス日本語能力テスト(通称:BJT)は、受験者が受験時にどの程度の日本語によるビジネス・コミュニケーション能力を持っているかを測る能力テストです。結果は項目応答理論に基づいた統計処理により0~800点で採点され、J5~J1+の6段階のレベルで評価されます。日本語の能力もさることながら、ビジネスマナーなども織り込んで評価対象になるため、より実践的な試験であると言えます。企業でも採用時の指標や昇進の基準になっているなど、広く活用されている試験です。

BJTでは、合格/不合格ではなく、TOEICのように点数によるスコアで階級が決まります。受験数などでレベルが上がるのではなく、あくまで受験生の能力が上がらなければグレードも上がらないようになっています。おおむねJ1以上の方であれば、十分に日本語でビジネスが行えると言われています。

その他の語学力

英語力

Alibaba.comは英語のサイトですが、必ずしも高度な英語力が求められるというわけではありません。英語のネイティブスピーカーではないバイヤーも多く存在していますので、難しい言い回しをしなくてもわかりやすく簡潔に伝えることができれば問題なくコミュニケーションが取れるということも多くあります。しかしながら、取引を拡大するためには、メールやチャットだけではなく電話や対面でのやりとりも必要になってきますので、英語力はあるに越したことはありません。

その他

商材によって引き合いの強い国や地域に差がありますので、必要に応じてその言語を話すことができる外国人留学生を採用することができると取引のさらなる拡大も望めるかもしれません。

採用フロー

雇用形態別に、実際に雇用をするまでに必要な手続きについてまとめました。

アルバイト・インターンの場合

  流れ 詳細
1 求める人材像の設定 どのようなスキル、経験を持つ人材をどれくらい必要なのか整理します。
2 募集 募集内容について決まりましたら、貴社の目的にあった求人方法を活用して募集を開始します。
3 選考面接 応募者の能力と担当する業務のミスマッチを防ぐため、書類選考の後に面接を行うことが一般的です。
4 契約の締結 貴社で下記書類を作成し、契約を結びます。
・誓約書
・契約書
5 契約更新の有無確認 契約満了日の約1ヶ月前に、契約更新の有無を確認します。
6 契約更新
もしくは契約満了
契約更新をする場合は、新たに雇用契約を締結します。

一般派遣の場合

  流れ 貴社 派遣会社 詳細
1 求める人材像の設定   どのようなスキル、経験を持つ人材をどれくらい必要なのか整理します。
2 派遣会社へ依頼   必要としている人材について、派遣会社へ依頼内容を相談します。(就業場所や業務内容、就業開始希望日と派遣期間、必要な人数など)
3 依頼内容の確認   ご要望に適した人材を探すため、派遣会社から貴社へ詳細内容を伺います。(業務内容の詳細や必要スキル、就業条件、職場環境など)
4 派遣労働者の選定   貴社のご要望をもとに、派遣会社が派遣労働者を選定します。業務内容や必要スキル等によって人選に要する日数は異なります。
5 (職場見学の実施) 派遣労働者から希望があった場合、職場見学を行います。
6 派遣契約の締結 派遣会社が下記書類を作成し、それぞれ契約を締結します。
派遣元↔派遣先:労働者派遣契約
派遣元↔派遣労働者:雇用契約
7 定期的なフォロー   安定就業を促進するため、派遣会社の担当者が定期的に職場を訪問し派遣先・派遣労働者それぞれに就業上の問題有無を確認します。
8 契約更新の有無確認   契約満了日の1ヶ月前までに、契約更新の有無を確認します。確認は、以下のように契約の当事者間で行います。
派遣元↔派遣先:労働者派遣契約の更新確認
派遣元↔派遣労働者:雇用契約の更新確認
9 契約更新
もしくは契約満了
契約更新をする場合は、新たに派遣契約を締結します。

本マニュアルでは、Alibaba.comをご利用いただくにあたり製品情報ページの作成や世界のバイヤーとの商談を担当する英語人材の採用について記載しています。
情報の正確性には細心の注意を払っておりますが、実際の採用にあたってはご自身でしかるべき法律等をご確認ください。